Privatlivspolitik
Oplysning om behandling personoplysninger
Vi, Secvan ApS, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.
Denne persondatapolitik beskriver, hvorledes vi, Secvan ApS (’’vi’’, ’’os’’, ’’vores’’), CVR-nr. 42702501, indsamler og behandler personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen (’’GDPR’’).
Det oplyses, hvilke rettigheder du har som kunde og/eller samarbejdspartner i forbindelse med vores håndtering af dine personoplysninger.
Hvis din henvendelse drejer sig om indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet, kan du se dine rettigheder som den, hvis personoplysninger vi indsamler og behandler (’’de(n) registrerede’’), i punkt 10.
Politikken indgår i vores dokumentation for, at vi som virksomhed er i overensstemmelse med de gældende GDPR-regler, og at vi overholder vores oplysningspligt i GDPR artikel 13.
Vi agerer i forskellige henseende som dataansvarlig for dine personoplysninger og behandlingen af samt aktiviteterne forbundet hermed.
Behandlingsaktiviteterne udført af os beskrives i punkt 2. De enkelte behandlingsgrundlag er anført under hver enkelt behandlingsaktivitet, vi foretager, og som beskrevet i denne politik.
Læs desuden om vores anvendelse af cookies i vores cookiepolitik.
Generelle henvendelser vedrørende personoplysninger og generel GDPR eller andet kan alene ske ved kontakt til os.
Kontaktoplysninger
Secvan ApS
Nibevej 40
9200 Aalborg SV
CVR-nr.: 42702501
Telefonnummer: (+45) 2244 3438
E-mail: kontor@secvan.dk
Vi besvarer henvendelser fra de registrerede hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har modtaget anmodningen.
Såfremt anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.
Vi sørger for at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig forsinkelse.
1. Formålene med og retsgrundlaget for indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:
- Opfylde en aftale, som du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning, herunder at behandle din sag hos os.
- Overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler Secvan ApS.
- Fastlægge, forfølge eller gøre et retskrav gældende.
- Foretage en nødvendig behandling for, at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesse.
De legitime interesser, vi forfølger, er:
- Intern driftsoptimering.
- Markedsføring, som du har givet samtykke til, eller som i øvrigt er tilladt af dansk lovgivning
- Kundetilfredshed og produktudvikling.
Vores primære formål med indsamlingen og behandlingen er, at vi kan levere den ydelse, som den enkelte kunde har bestilt, og i øvrigt opfylde vores kontraktuelle forpligtelser.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
Europaparlamentets og rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR):
- Artikel 6, stk. 1, litra a) og artikel 9, stk. 2, litra a), når du har givet dit samtykke.
- Artikel 6, stk. 1, litra b), når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale, som du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning.
- Artikel 6, stk. 1, litra c), når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler Secvan ApS.
- Artikel 6, stk. 1, litra f), når behandlingen er nødvendig for, at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesse.
- Artikel 9, stk. 2, litra e), når behandlingen tydeligvis vedrører personoplysninger, som du selv har offentliggjort.
- Artikel 9, stk. 2, litra f), når behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Hvorvidt oplysninger er nødvendige for os, afhænger af formålet, som personoplysningerne skal anvendes til. Vi begrænser dog vores behandling til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil personoplysningerne behandles – også kaldet dataminimering efter GDPR artikel 5, stk. 1, litra c.
Vi behandler alene personoplysninger, som er tilstrækkelige, relevante og begrænset til nødvendigheden i forhold til de formål, hvorunder behandlingen sker.
2. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger, som er relevante i forhold til formålene oplistet under punkt 1. I de fleste tilfælde betyder dette, at vi kun behandler oplysninger, som er relevante for netop dit konkrete tilfælde.
Nedenfor kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler om dig. Du skal kun forholde dig til det skema, som stemmer overens med din relation til os. Hvis du f.eks. er kunde, kan du se bort fra skemaet for samarbejdspartnere.
Når du er en af vores nuværende eller tidligere kunder:
- Navn
- Adresse
- Telefon og e-mail
- Firma og stilling
- Forretningsmæssige forhold, f.eks. garage med dyre biler
- Risikoprofil i forhold til behov for alarm/sikkerhedssystemer
- Individuelle noter om vores konkrete samhandel
Når du bruger vores hjemmeside eller vores sociale medier (f.eks. Facebook-side):
- IP-adresse, trafik på hjemmesiden, cookies mv. (læs mere om cookies i vores [cookiepolitik]).
- Oplysninger, som du skriver på vores sociale medier, f.eks. kommentarer på vores Facebook-side eller via beskeder til os på sociale medier.
Når du er en af vores samarbejdspartnere eller leverandører:
- Navn
- Adresse
- Telefon og e-mail
- Firma og stilling
Når du er en af vores nuværende eller tidligere medarbejdere:
- Oplysninger gives særskilt i forbindelse med ansættelsen.
Når du sender en jobansøgning til os:
- Navn
- Adresse
- Jobansøgningen, herunder eventuelt CV, referencer, kvalifikationer mv.
3. Modtagere eller kategorier af modtagere
I visse tilfælde kan vi videregive eller overlade dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for behandlingens formål, og vi har et lovligt grundlag for videregivelsen:
- Offentlige myndigheder – når vi er juridisk forpligtet hertil, eller det er nødvendigt for at opfylde vores lovmæssige forpligtelser.
- Danmarks domstole, voldgiftsnævn, ankenævn mv. – i forbindelse med retssager, tvistløsning eller juridiske procedurer, hvor det er påkrævet.
- Tredjeparter efter dit samtykke – når du specifikt anmoder os om at dele oplysninger med en angivet tredjepart.
Vi sikrer, at enhver videregivelse sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler og kun til formål, der er nødvendige og relevante.
4. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande, herunder internationale organisationer.
5. Hvor dine personoplysninger stammer fra
De personoplysninger, vi behandler om dig, er hovedsageligt de oplysninger, som vi har modtaget fra dig. I visse tilfælde kan vi dog indhente yderligere oplysninger om dig fra andre kilder.
De andre kilder, som vi bruger til at indhente oplysninger om dig, er generelt:
- Oplysninger, som du selv har afgivet, f.eks. via vores kontaktformular eller formularen ’’Få et tilbud’’.
- Oplysninger fra offentlige myndigheder eller registre, f.eks. CVR.
- Oplysninger fra private registre, f.eks. IDQ.
- Oplysninger, du selv har offentliggjort, f.eks. via internettet eller sociale medier.
6. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger efter gældende frister i dansk lovgivning. Eksempelvis gemmer vi fakturaer, hvoraf dit navn og adresse kan fremgå, i 5 år, jf. bogføringsloven § 10, stk. 1.
- Oplysninger i vores kundekartotek slettes 12 måneder efter kundeforholdets ophør.
- Oplysninger om jobansøgere slettes på det tidligste tidspunkt blandt:
- 3 måneder efter stillingen er besat, eller
- 6 måneder efter ansøgningen er modtaget.
Dog kan vi gemme oplysningerne i op til 6 måneder efter stillingen er besat, såfremt du giver os samtykke til dette.
Vores sletteprocedurer for medarbejdere oplyses i forbindelse med ansættelse.
Såfremt vi konkret vurderer, at der ikke er en legitim grund til at gemme oplysningerne, sletter vi dine oplysninger på et tidligere tidspunkt.
Ved vurderingen lægger vi vægt på:
- Om der i lovgivningen er en ret eller forpligtigelse til, at vi gemmer oplysningerne.
- Om du har en rimelig interesse i, at oplysninger slettes, som overstiger vores interesse i at gemme oplysningerne.
- Om den fortsatte lagring af oplysningerne medfører en risiko for dig som registreret.
7. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi anvender ikke dine personoplysninger til automatiske afgørelser eller profilering. Det betyder, at vi ikke træffer beslutninger udelukkende baseret på automatiserede processer, som kan have juridiske eller væsentlige konsekvenser for dig.
Hvis vi på noget tidspunkt ændrer denne praksis, vil vi informere dig på forhånd og sikre, at det sker i overensstemmelse med GDPR artikel 22.
8. Under- og databehandlere
Vi kan i visse tilfælde anvende under- og databehandlere for opfyldelsen af indgåede kontrakter med os, samt når der foreligger samtykke eller andre legitime interesser, som begrunder databehandling i samarbejde med vores under- og databehandlere.
For nuværende har vi ingen under- og databehandlere.
Hvis vi i forbindelse med ændringer i leverandører og/eller samarbejdsaftaler med tredjeparter, eller af anden årsag, får under- og databehandlere, sørger vi for straks at oplyse dig om dette.
Såfremt dette sker, indhenter vi samtykke fra dig på ny.
Denne privatlivspolitik opdateres i tilfælde af, at vi får under- og databehandlere. Enhver videregivelse og deling med under- og databehandlere vil altid ske i overensstemmelse med GDPR artikel 6.
9. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få berigtiget urigtige (forkerte) oplysninger om dig selv.
Du har også ret til at få gjort ufuldstændige personoplysninger om dig fuldstændige.
Som dataansvarlig sikrer vi os altid, at vi berigtiger personoplysninger, hvis vi bliver opmærksomme på, at de er forkerte. Vi sørger altid for, at vi behandler fuldstændige og ajourførte personoplysninger.
Ret til sletning (retten til at blive glemt)
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Retten til sletning træder i kraft, hvis:
- Du tilbagekalder dit samtykke, eller
- Du påberåber dig retten over for os.
Dette kan undtages, hvis vi har et andet retsgrundlag for fortsat at behandle dine personoplysninger helt eller delvist. Du vil blive oplyst, hvis der foreligger en lovlig undtagelse hertil.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med:
- Dit samtykke, eller
- Henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller
- For at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ved modtagelse af en sådan indsigelse vil vi opveje indsigelsen over for de legitime interesser, kontraktforhold og andet, som gør sig gældende for dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Du har også ret til at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
11. Behandling af anmodninger
Vi besvarer henvendelser fra dig, den registrerede, hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har modtaget anmodningen.
Såfremt anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.
Vi sørger for at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig forsinkelse.
12. Sikkerhedsforanstaltninger
Vi sikrer fornøden datasikkerhed for indsamling, behandling, opbevaring og videregivelse af personoplys ninger i overensstemmelse med GDPR artikel 24.
Vi har indført både privacy by default og privacy by design i vores systemer. Dette indebærer, at vi blandt andet har programmeret vores IT-systemerne til at beskytte personoplysninger, som en standardindstilling i selve IT-systemet.
Vi har flere tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som har til sigte at værne mod at per sonoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, forringes, misbruges, behandles uforsvarligt eller i øvrigt eller deslige behandles i strid med databeskyttelseslovgivningen.
Vores medarbejdere er instrueret i, hvorledes personoplysninger behandles forsvarligt og i overensstem melse med gældende lovgivning. Vi sørger til enhver tid for at vores ansatte og samarbejdspartnere behandler personoplysninger lovligt, og med udgangspunkt i vores interne forskrifter, anbefalinger og vejledninger til korrekt databehandling.
13. Klage til datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine per sonoplysninger på.
Skulle du ønske dette, vil vi gerne opfordre til, at du først retter henvendelse til os for at finde en løsning på en eventuel problemstilling.
Klage om vores behandling af dine personoplysninger kan indgives til Datatilsynet:
- E-mail: dt@datatilsynet.dk
- Klageformular: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Privatlivspolitikken er udarbejdet af Skafsgaard Law ApS, CVR-nr. 45218171.
Privatlivspolitikken er senest opdateret den 13. januar 2025.
© Secvan ApS – www.secvan.dk
